在留資格の自己申請と依頼判断 〜行政書士に頼むべき基準〜 

皆さん、こんにちは。未来扶桑行政書士事務所　行政書士の樋口裕昭です。

在留資格の申請手続きは、本人や勤務先の会社が自分で行うことも、行政書士に依頼することもできます。「せっかく費用がかかるなら自分でやってみようか」「でも不許可になったら困る」——このように迷う方は少なくありません。今回は、自己申請で十分なケースと、専門家への依頼を検討したほうがよいケースの違いについて、判断基準を整理してお伝えします。転職や永住許可申請を控えている方、外国人社員を雇用する企業のご担当者にとって、判断の一助となれば幸いです。

在留資格の申請は自分でできるのか

結論から言うと、在留資格の申請手続きに特別な資格や免許は必要なく、本人または受け入れ企業の担当者が自ら出入国在留管理局へ申請することは制度上可能です。実際、在留期間更新許可申請のように定型的な手続きでは、自己申請を選ぶ方も多くいます。申請書自体も出入国在留管理庁のウェブサイトから様式をダウンロードでき、記載要領も公開されています。

一方で、在留資格の審査は書類の形式が整っているかどうかだけでなく、内容全体の整合性によって結果が左右されます。提出書類に矛盾があったり、説明が不足していたりすると、たとえ実態に問題がなくても審査官に疑義を持たれ、追加書類の提出を求められたり、不許可につながったりすることがあります。専門知識がないまま進めることで、こうしたリスクが生じやすくなる点には注意が必要です。

行政書士への依頼を検討すべき主なケース

在留資格の状況が変化している場合

転職をした場合や、社内での業務内容が大きく変わった場合は、前回の許可時とは審査される内容そのものが変わります。特に技術・人文知識・国際業務などの就労系ビザでは、実際に従事する業務が在留資格の範囲内にあるかどうかが重要な審査対象になります。学歴や職歴と業務内容との関連性、会社の事業内容との整合性なども見られるため、自己判断で「前と似たような仕事だから大丈夫」と考えて進めた結果、想定外の不許可につながるケースも見られます。

過去に不許可歴がある場合

一度でも不許可となった経歴がある場合、次回の審査ではその理由が本当に解消されているかどうかが厳しく確認されます。不許可通知書に記載される理由は簡潔な文言にとどまることが多く、そこから審査官が本当に懸念した点を読み取り、次の申請でどのように補強するかを組み立てるには相応の経験が必要です。同じ書類構成のまま再申請すると、再度不許可となるリスクも高まります。

会社の経営状況や雇用条件に不安要素がある場合

受け入れ企業の業績悪化、給与水準の変更、雇用形態の変更（正社員から契約社員への切り替えなど）がある場合、それらが審査にどのような影響を与えるかを見極めた上で、申請理由書などの書類に必要な説明を盛り込む必要があります。特に決算が赤字の年がある場合や、新設会社である場合は、事業の継続性・安定性をどう説明するかが審査のポイントになります。

複数の在留資格の可能性がある場合や、制度が複雑な分野の場合

特定技能、高度専門職、経営・管理などは、必要書類の種類が多く、分野ごとに追加で求められる資料も異なります。制度改正が比較的頻繁に行われる分野でもあるため、最新の運用状況を踏まえた対応が求められます。

自己申請でも十分なケース

一方で、次のような状況では自己申請でも大きな問題が生じにくいと考えられます。

同一の会社・同一の業務内容のまま、単純に在留期間の更新のみを行う場合。前回の申請から状況の変化がなく、必要書類もすでに揃っている場合。平日に出入国在留管理局の窓口へ出向く時間や、記載要領を読み込んで書類を準備する時間を十分に確保できる場合です。このような場合は、無理に費用をかけて依頼する必要はなく、自己申請で手続きを進めても差し支えないケースが多いといえます。

自己申請で起こりやすいつまずき

自己申請を選んだ場合に実際によく見られるつまずきとして、次のようなものがあります。

まず、立証資料の選び方です。「在職証明書があれば大丈夫」と思っていても、審査官が実際に確認したいのは業務内容の実態であり、証明書一枚では説明が不足していると判断される場合があります。次に、申請理由書や説明書類の記載です。事実を時系列で並べるだけでは、なぜその在留資格に該当するのかという審査上のポイントに答えられていないことがあります。さらに、提出のタイミングです。在留期限の直前になって不備が発覚すると、修正のための時間が足りず、結果として特例期間の適用を受けながら審査を待つことになる場合もあります。

こうしたつまずきは、制度を正しく理解していれば防げるものが大半です。自己申請を選ぶ場合でも、出入国在留管理庁が公開しているガイドラインや記載例を事前によく確認しておくことが、結果として不許可のリスクを下げることにつながります。

費用面から考える判断材料

行政書士に依頼する場合の費用は事務所によって幅がありますが、在留資格の種類や難易度に応じて設定されるのが一般的です。単純な更新であれば費用対効果の面で自己申請を選ぶ合理性がありますし、逆に不許可歴がある、あるいは初めて申請する在留資格であれば、書類作成や見通しの相談も含めて依頼したほうが結果的に安心につながる場合もあります。費用だけでなく、不許可になった場合に生じる時間的なロスや、次回申請への影響もあわせて考えることが大切です。

不許可となった場合、単に手続きをやり直すだけでは済まないことがあります。在留期限までに再申請が間に合わなければ、特例期間中の在留状況について会社としても本人としても不安な期間を過ごすことになりますし、不許可の理由によっては次回以降の審査でも慎重に見られる可能性があります。依頼にかかる費用は、こうした事態を避けるための保険的な意味合いも含めて検討するといいのではと思います。

企業の担当者が申請する場合に気をつけたいこと

外国人を雇用する企業では、人事担当者が申請取次者としてではなく、代理人として在留資格の手続きを行うケースも多く見られます。この場合、担当者一人が複数の外国人社員の更新手続きを同時に抱えることになりやすく、書類作成に十分な時間を割けないまま提出期限を迎えてしまう状況も起こりがちです。

また、担当者が異動や退職で交代した場合、それまでの申請経緯や過去の指摘事項が引き継がれず、同じような不備を繰り返してしまうこともあります。社内に一定のノウハウを蓄積できる体制がある企業であれば自己申請でも運用しやすい一方、担当者の負担が大きい、あるいは属人化している企業では、外部の専門家に窓口を一本化したほうが結果的に効率的になる場合があります。

在留資格の種類による判断のしやすさの違い

在留資格の種類によっても、自己申請のしやすさには差があります。技術・人文知識・国際業務や家族滞在といった比較的定型的な在留資格は、要件や必要書類が明確なため、状況に変化がなければ自己申請でも対応しやすい部類に入ります。一方で、経営・管理、高度専門職、特定技能などは、事業計画や支援体制など個別の事情に応じた説明が必要になる場面が多く、書類の組み立て方次第で審査結果が左右されやすい傾向があります。永住許可申請についても、在留期間や納税・社会保険料の納付状況など確認項目が多岐にわたるため、事前の準備段階から専門家に相談する方が結果的に見通しを立てやすくなります。

判断基準のまとめ

依頼を検討したほうがよい場面と、自己申請でも対応しやすい場面を整理すると、次のようになります。状況が変化していない単純な更新であれば自己申請でも対応しやすく、転職・業務内容の変更・不許可歴がある・会社の雇用条件に不安があるといった要素が一つでも当てはまる場合は、専門家への相談を検討する価値があります。

在留資格の審査では、書類の体裁が整っているかどうかだけでなく、内容全体の整合性が見られています。ご自身の状況がどちらに近いか判断に迷う場合は、早い段階で一度専門家に確認してみることをおすすめします。

「在留資格 自分で申請」「在留資格 更新 行政書士 依頼するべきか」といった形で検索して情報を探している方も多いかと思いますが、インターネット上の体験談は個々の事情に基づくものであり、そのまま自分のケースに当てはまるとは限りません。最終的には、ご自身の在留資格の種類、これまでの経緯、現在の会社の状況を踏まえて、個別に判断することが大切です。迷った際には、無料相談などを活用して現状を整理してみるのも一つの方法です。

今回の内容はいかがでしたでしょうか。皆さんのご感想やご意見を、お問合せフォームから気軽にお聞かせください。

無断転載・配布を禁じます。