特定技能の受け入れ管理と支援・届出の実務

皆さん、こんにちは。未来扶桑行政書士事務所　行政書士の樋口裕昭です。

「特定技能外国人を受け入れたいが、企業として何を準備すればよいのかわからない」「支援や届出を、日々の業務の中でどう管理すればよいのか」とお考えの企業担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

特定技能外国人の受け入れは、在留資格の許可を取得すれば終わりではありません。受け入れ後も、適切な雇用管理、必要な支援、在留期限の確認、各種届出などを継続することが大切です。

今回は、特定技能外国人を受け入れる企業が、準備から日常管理、問題発生時の対応まで、どのように実務を進めればよいかを整理します。支援については、主に特定技能１号の義務的支援を取り上げます。

受け入れ前に担当者と管理方法を決める

雇用管理と支援の役割を整理する

特定技能外国人を受け入れる企業には、雇用契約や受入れ機関に関する基準を満たし、適切な労働環境を整えることが求められます。特定技能１号では、これに加え、支援計画を作成し、計画に沿った支援を実施する必要があります。

最初に決めておきたいのは、「誰が何を担当するか」です。人事担当者、現場責任者、支援担当者、登録支援機関などの役割を明確にし、本人にも相談先をわかりやすく伝えましょう。

例えば、給与や勤怠は人事担当者、作業内容や安全管理は現場責任者、生活上の相談は支援担当者というように整理できます。これは役割分担の一例であり、自社の体制に合わせて調整します。

担当者が休暇や異動で不在になっても対応できるよう、副担当者と情報の共有方法を決めておくことも大切です。

在留資格と実際の仕事を照合する

採用時には、在留カードだけでなく、特定技能で指定された受入れ機関や分野を示す指定書なども確認します。本人の在留資格と、配属先で予定する業務が適合しているかを照合しましょう。

在留期限、雇用契約期間、担当業務、就労場所などは一覧で管理し、更新準備の時期を把握できるようにします。配置や業務を変更する場合も、現場だけで判断せず、在留手続きや届出の要否を確認する仕組みを設けます。

特定技能１号の支援を日々の運用につなげる

10項目を支援計画に具体化する

特定技能１号では、事前ガイダンス、出入国時の送迎、住居確保・生活に必要な契約支援、生活オリエンテーション、公的手続き等への同行、日本語学習の機会提供、相談・苦情対応、日本人との交流促進、転職支援、定期的な面談・行政機関への通報という10項目の義務的支援があります。

各項目を支援計画に盛り込み、制度上の条件と本人の状況に応じて実施します。すべての支援を全員に同じ方法・頻度で行うという意味ではありませんが、日本での生活経験があることだけを理由に、支援全体を省略できるわけでもありません。

計画には、実施時期、担当者、対応言語、連絡方法などを具体的に記載します。詳しい内容は、出入国在留管理庁の１号特定技能外国人支援の案内をご確認ください。

なお、特定技能２号は、１号の義務的支援制度の対象外です。１号と２号の雇用管理に共通する事項と、１号に必要な支援を分けて整理しましょう。

以下は、特定技能１号の義務的支援10項目の概要です。各項目の条件と本人の状況に応じて、支援計画に沿って実施します。

出典：出入国在留管理庁「支援計画の概要②」
詳しくは、１号特定技能外国人支援の公式案内をご確認ください。

なお、特定技能２号は、１号の義務的支援制度の対象外です。１号と２号の雇用管理に共通する事項と、１号に必要な支援を分けて整理しましょう。

就労開始前の説明を丁寧に行う

事前ガイダンスでは、雇用契約締結後、在留資格認定証明書交付申請又は在留資格変更許可申請の前に、労働条件、活動内容、入国手続きなどを説明します。

説明は、本人が十分に理解できる言語で行います。資料を渡すだけで終えず、給与から控除される項目、勤務時間、仕事内容、相談先などについて、本人が質問できる機会を設けましょう。

生活オリエンテーションでは、公共サービス、交通、ごみ出し、防災、医療機関の利用など、地域で暮らすための情報を伝えます。事前ガイダンスと目的を分け、必要な内容を漏れなく説明することが大切です。

生活基盤と学習の機会を整える

住居の確保や銀行口座・携帯電話などの契約では、本人が手続きを進められるよう情報提供や補助を行います。公的手続きについても、必要に応じて同行や書類作成の補助などを行います。

日本語学習では、地域の教室や教材、学習サービスなどを案内し、本人が学び続けられる機会を提供します。企業が独自に職場の用語研修や学習面談を設ける場合は、義務的支援と追加の取組を分けて整理するとわかりやすくなります。

自社支援と登録支援機関への委託を検討する

人数だけで判断しない

自社で支援するか、登録支援機関へ委託するかは、受入れ人数だけで判断するものではありません。支援体制に関する要件を満たせるか、対応言語、担当者の経験、相談対応の負担などを確認します。

支援計画の全部を登録支援機関に委託することで、支援体制に関する基準を満たすとみなされる仕組みがあります。ただし、委託しても、企業自身の雇用管理や届出などがすべて不要になるわけではありません。

委託先とは、支援範囲、実施時期、相談対応、緊急時の連絡、記録の共有方法を取り決めます。本人から相談を受けた際に、企業と委託先が互いに任せきりにしない体制が重要です。

支援費用の負担を明確にする

委託費用は、支援内容、対応言語、地域、受入れ人数などによって異なります。月額料金だけでなく、送迎や通訳などの追加費用、契約終了時の取扱いも確認しましょう。

義務的支援に要する費用は、本人に直接又は間接に負担させてはなりません。一方、本人の生活費などは支援費用と区別し、徴収する場合は適用される基準に沿って、金額と内容を十分に説明します。

日常の雇用管理と相談対応を続ける

契約と実際の働き方を確認する

受け入れ後は、雇用契約と実際の業務、勤務時間、給与などに食い違いがないかを確認します。同等の業務に従事する日本人と同等額以上の報酬という基準を踏まえ、残業代や控除額も適切に管理しましょう。

本人が仕事内容や給与明細を理解できるよう説明することも大切です。現場から業務変更の相談があった場合には、認められる業務範囲や必要な手続きを確認してから進めます。

相談しやすい連絡体制を整える

相談・苦情には、本人が十分に理解できる言語で対応します。相談先、対応時間、連絡方法を周知し、勤務形態に合わせて夜間や休日の相談にも対応できる体制を整えます。

通常の相談窓口と、事故や急病などの緊急連絡先は、区別して伝えると使いやすくなります。相談内容は必要な範囲で記録し、対応担当者と次の確認日を決めましょう。

労働問題、在留手続き、医療など、相談内容に応じて適切な窓口につなぐことも必要です。個人情報は、支援に必要な範囲で共有し、閲覧できる担当者を限定します。

定期面談と届出を別々に管理する

定期面談は３か月に１回以上

１号の義務的支援として、支援責任者等は、本人と本人を監督する立場の上司等に、それぞれ３か月に１回以上の定期面談を行います。

面談では、仕事や生活の状況、支援の実施状況、困り事などを確認します。問題が見つかった場合には必要な対応を行い、労働関係法令違反などについては関係行政機関への通報につなげます。

企業が月１回などの追加の面談を設けることは、定着を支える取組として考えられます。ただし、制度上の最低頻度と、自社の運用方針は区別して説明しましょう。

定期届出は年１回

2025年４月から、受入れ企業の定期届出は年１回となりました。４月１日から翌年３月31日までの受入れ・活動・支援実施状況を、翌年度の４月１日から５月31日までに届け出ます。

提出が年１回になっても、定期面談の頻度が年１回になるわけではありません。また、届出時期にまとめて記録を集めるのではなく、勤怠、給与、支援の実施状況などを日常的に整理することが大切です。

作成時には、出入国在留管理庁の届出に関する案内・Ｑ＆Ａで、最新の様式と提出資料を確認しましょう。

随時届出は変更の都度確認する

雇用契約や支援委託契約の変更・終了などに伴う届出は、定期届出とは別です。例えば、雇用契約に係る届出は、事由が生じた日から14日以内に行います。

届出の種類によって、対象となる事由や期限の起算点が異なります。変更が生じた際は、担当者が最新の案内を確認し、提出日と控えを記録しましょう。

本人が行う所属機関に関する届出や、ハローワークへの外国人雇用状況の届出なども、企業の特定技能関係の届出とは分けて管理します。

市区町村との連携と問題発生時の対応

地域の共生施策を確認する

受入れ企業は、地域の共生施策との連携にも対応する必要があります。協力確認書の提出先は、本人が活動する事業所と住居の所在地が属する市区町村です。

初めて受け入れる場合と、既に受け入れている場合では提出時期を確認し、所在地の変更などがあった場合も必要な対応を調べます。１号の支援計画を作成・実施する際には、地域の共生施策も踏まえましょう。

詳細は、出入国在留管理庁の地域の共生施策との連携に関するＱ＆Ａをご参照ください。

問題を把握したら早めに対応する

給与の未払い、住居のトラブル、長期の休業、支援の実施困難などが生じた場合は、まず本人の安全と状況を確認します。そのうえで、事実関係を記録し、是正や関係機関への相談、必要な届出を進めます。

退職や契約解除の場面では、本人の責めに帰すべき事由によらない場合の転職支援など、制度上の対応も確認します。届出を行うことと、問題そのものを解決することは分けて考えましょう。

まとめ

特定技能外国人の受け入れ管理では、担当者と役割を決め、雇用管理、支援、面談、届出を継続できる仕組みを整えることが重要です。

管理システムを導入する場合も、入力する情報と確認する担当者が明確でなければ、期限漏れや対応漏れを防ぐことはできません。自社の規模に合った方法で、記録と情報共有を続けましょう。

必要に応じて登録支援機関や行政書士、社会保険労務士などと連携し、外国人材と企業の双方が安心して働ける環境を整えていただければと思います。

特定技能外国人の受け入れ体制や、支援・届出の管理について、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せフォームからご相談ください。企業の状況と現在の運用を確認し、無理なく継続できる管理体制を一緒に考えてまいります。

この記事へのご感想や、今後取り上げてほしいテーマもお待ちしております。

※本記事は2026年10月４日時点で確認した情報に基づく一般的な制度説明です。役割分担の例は制度の理解を目的としたものであり、特定の相談者や受任案件を紹介するものではありません。支援の実施方法、届出の要否、必要書類は、最新の公式情報と個別の事情に応じて確認してください。

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