外国人を雇いたい会社の手続きガイド

皆さん、こんにちは。未来扶桑行政書士事務所 行政書士の樋口裕昭です。「外国人材を採用したいけれど、手続きが複雑で何から始めればよいのかわからない」「法的な問題が起こらないか心配」といったお悩みをお持ちの企業の皆さまは多いのではないでしょうか。

人手不足の解消や国際的な視点の導入など、外国人材の活用には多くのメリットがある一方で、日本人の採用とは異なる手続きや配慮が必要です。初めて外国人材の採用を検討される企業の皆さまが、安心して手続きを進められるよう、重要なポイントを整理してご紹介いたします。

外国人雇用の基本知識

在留資格の確認と要件の見極め

外国人を雇用する際、最も重要なのが「在留資格」の確認です。在留資格にはさまざまな種類があり、それぞれに認められる活動や条件が定められています。

単に在留資格の名称を確認するだけでは十分ではありません。採用後に担当する具体的な業務が、その方に認められた活動の範囲に含まれるかを確認する必要があります。また、在留資格の取得や変更を申請する場合には、要件を満たしていることを資料によって証明することも重要です。

主な就労に関係する在留資格

• 技術・人文知識・国際業務：エンジニア、通訳、デザイナーなど、専門的な知識や外国の文化に基づく能力を必要とする業務が対象です。

• 高度専門職：高度な専門的能力を持つ外国人の受入れを促進する在留資格です。

• 企業内転勤：海外の事業所から日本の事業所へ転勤し、「技術・人文知識・国際業務」に該当する活動を行う場合などが対象です。

• 特定技能：介護、建設、外食業など、対象となる産業分野での就労が認められます。

• 技能実習：技能・技術・知識の修得を通じた国際貢献を目的とする制度で、認定された技能実習計画に沿って活動します。

• 特定活動：EPA看護師・介護福祉士候補者など、個別に指定された活動を行います。就労できる範囲は指定内容によって異なります。

一方、「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」は、在留資格による就労活動の制限がありません。

「短期滞在」「文化活動」「留学」「家族滞在」などは、原則として就労を目的とする資格ではありません。「留学」「家族滞在」などで働く場合は、資格外活動許可の有無と、許可された活動の範囲を確認する必要があります。

在留資格要件の複雑さ - 教育分野の例

在留資格の判断は、職種名だけではできません。例えば、広い意味での「教育」に関わる仕事でも、勤務先や具体的な業務によって検討する資格が異なります。

• 大学等での研究・研究の指導・教育は、「教授」の対象となる場合があります。

• 学校での語学教育等は、教育機関の種類に応じて「教育」などを検討します。

• 民間の語学教室や塾での指導は、仕事内容に応じて「技術・人文知識・国際業務」などを検討します。

• 職業訓練や企業内研修の担当者も、指導内容、勤務先の性質、本人の学歴・職歴等に応じて判断します。

同じ「教育」という分野でも、具体的な業務内容と申請者の学歴・経歴、在留資格の要件との適合性を慎重に見極めることが不可欠です。

専門家支援の重要性

「費用を抑えるために自分で申請したい」というお気持ちは理解できます。ただし、要件の見極めや資料の準備が不十分な場合、採用予定者の来日や就業開始が遅れたり、再申請による時間的・金銭的負担が生じたりすることがあります。

例えば、「大学で経済学を学んだ外国人を営業職で採用したい」というケースでも、具体的な学習内容や職務経験、企業で担当する業務を検討し、適切な根拠資料を準備する必要があります。

行政書士などの専門家による支援は、こうした要件の確認や資料の整理、説明不足によるリスクを減らすうえで役立ちます。

なお、留学生をアルバイトとして採用する場合は、資格外活動許可を確認してください。通常の包括許可では、すべての勤務先を合計して週28時間以内です。学校の学則で定められた長期休業期間中は1日8時間以内の取扱いになりますが、風俗営業等が営まれている営業所での仕事など、認められない活動もあります。

雇用前の確認事項

外国人を雇用する前に、以下の点を確認しておきましょう。

1．在留カード・パスポート等の確認

• 在留資格の種類

• 在留期間の満了日

• 在留カードの有効期限

• 表面の「就労制限の有無」

• 裏面の「資格外活動許可欄」

• 「特定活動」などの場合は、パスポートに添付された指定書の内容

在留期間の満了日と在留カードの有効期限は、意味が異なります。カードの有効期限だけで、在留や就労の可否を判断しないようにしてください。

2．予定する業務との適合性

• 現在の在留資格で予定する業務を行えるか

• 変更申請が必要な場合、学歴・職歴などの要件を満たすか

• 業務内容や要件を証明する資料を準備できるか

3．就業開始日と手続きの予定

• 必要な許可を就業開始日までに取得できるか

• 在留期間の更新が近づいていないか

• 転職に伴う届出などが必要か

採用内定や申請書の提出だけで、新しい業務を開始できるわけではありません。必要な許可と手続きを確認して、就業開始日を調整しましょう。

外国人雇用の主な手続き

1. 雇用前の手続き

在留資格認定証明書の申請（海外から採用する場合）

海外から外国人を採用する場合は、通常、日本側の受入れ企業などが「在留資格認定証明書交付申請」を行います。申請では、採用予定者の学歴・経歴と業務内容の適合性などを立証します。

必要書類は、在留資格や企業の区分によって異なります。就労の申請で使用する資料の例は、次のとおりです。

• 在留資格認定証明書交付申請書、写真

• 学歴・職歴を証明する書類

• 雇用契約書や労働条件を示す資料

• 会社の登記事項証明書、決算書など

• 会社案内や具体的な業務内容の説明資料

すべての申請で、これらが一律に必要になるわけではありません。最新の提出書類一覧に沿って準備しましょう。

申請先は、管轄の地方出入国在留管理官署です。所定の条件を満たす場合は、オンライン申請も利用できます。

一般的な流れは、次のとおりです。

1. 必要書類を準備して申請する

2. 審査を受ける

3. 交付が認められた場合、在留資格認定証明書を受け取る

4. 採用予定者に証明書を送付・共有する

5. 採用予定者が、居住する国・地域を管轄する日本大使館・総領事館等でビザを申請する

6. 来日し、上陸審査を受ける

認定証明書交付申請の標準処理期間は1～3か月ですが、申請内容や混雑状況等によって、それ以上かかる場合があります。また、認定証明書やビザの取得は、上陸許可を保証するものではありません。

就労資格証明書の活用（現在の在留資格で働けるか確認する場合）

すでに日本にいる外国人を採用する場合は、現在の在留資格で、採用後の業務を行えるか確認します。

例えば、「技術・人文知識・国際業務」の方が転職する場合、転職先の業務が現在の在留資格で認められる活動に該当するかを確認するために、就労資格証明書を活用できます。

就労資格証明書は、現在認められている就労活動を証明する書類です。在留資格を変更したり、新たな就労活動を許可したりするものではありません。取得は任意であり、証明書がないことだけを理由に働けないわけではありませんが、企業と本人が就労可能な範囲を確認するうえで役立ちます。

申請内容に応じて、申請書、パスポート、在留カードのほか、転職先の雇用契約書や業務内容、勤務先に関する資料などを準備します。

在留資格変更許可申請

留学生を卒業後にフルタイムで採用する場合など、現在の在留資格では予定する業務を行えないときは、仕事内容に合った在留資格への変更が必要です。例えば、「留学」から「技術・人文知識・国際業務」などへの変更が考えられます。

就労資格証明書は、この変更手続きの代わりにはなりません。変更申請を提出しただけでフルタイムの就労が認められるわけではなく、必要な許可を受けてから業務を開始することが重要です。

申請では、申請書、写真、パスポート、在留カード、雇用契約書、学歴・職歴や勤務先に関する資料などを、在留資格と申請内容に応じて準備します。

また、「特定技能」などでは、同じ分野への転職でも、勤務先の変更に伴う在留資格変更許可申請が必要です。在留資格と指定書の内容を確認し、必要な手続きを済ませましょう。

2．雇用開始時の手続き

雇入れの届出

外国人を雇用した場合、事業主はハローワークに「外国人雇用状況の届出」を行う必要があります。ただし、在留資格が「外交」「公用」の方と特別永住者は対象外です。

方法と期限は、雇用保険の加入有無によって異なります。

雇用保険の被保険者となる方は、資格取得届に必要事項を記載して提出することで、外国人雇用状況の届出を行ったことになります。別々の届出が必ず必要というわけではありません。

在留カードやパスポート等で、氏名、在留資格、在留期間、国籍・地域、生年月日、在留カード番号などの必要事項を確認し、適切な方法で届け出ましょう。

社会保険・雇用保険の加入手続き

外国人従業員にも、原則として日本人従業員と同じ加入基準が適用されます。事業所の適用状況、労働時間、雇用期間などを確認し、それぞれの加入要件を満たす場合に手続きを行います。

• 健康保険・厚生年金保険：被保険者資格取得届を、原則として資格取得の事実が発生してから5日以内に提出します。

• 雇用保険：被保険者資格取得届を、被保険者となった日の属する月の翌月10日までに提出します。

労働保険・社会保険の手続き代行や労務管理のご相談は、社会保険労務士の専門領域です。当事務所では在留資格に関する手続きを承っており、社会保険関係の手続きが必要な場合は、社会保険労務士との連携もご相談いただけます。

給与所得の源泉徴収

外国人従業員への給与についても、税法に従った源泉徴収が必要です。ただし、税法上の居住者・非居住者の区分や租税条約によって取扱いが異なる場合があります。国籍だけで判断せず、税務署や税理士に確認しましょう。

マイナンバーの確認と管理

住民票が作成される外国人住民には、マイナンバーが付番されます。企業は、税・社会保険の手続きに必要な範囲で従業員のマイナンバーを確認し、利用目的を示したうえで適切に管理します。

マイナンバーを持っていることと、就労が認められていることは別です。就労の可否は、在留カードや指定書、必要な許可の内容で確認してください。

3．雇用期間中の手続き

在留期間更新の支援

外国人従業員の在留期間が満了する前に、更新手続きの準備を支援することをおすすめします。6か月以上の在留期間を持つ方は、通常、満了日のおおむね3か月前から更新申請ができます。

必要書類は在留資格や企業の区分によって異なります。申請書、写真、パスポート、在留カードに加え、在職状況、収入・納税状況、勤務先の事業状況などを示す資料を準備します。

更新が必ず認められるわけではありませんので、現在の業務内容と在留資格の適合性、必要な届出の状況も確認しましょう。

業務内容の変更時の確認

従業員の仕事内容が変わる場合は、新しい業務を現在の在留資格で行えるか確認する必要があります。現在の資格の範囲を超える場合には、在留資格変更許可申請などが必要です。

一方、「技術・人文知識・国際業務」の範囲内で業務が変わる場合など、仕事内容の変更だけで必ず在留資格変更が必要になるわけではありません。

本人の届出と企業の届出

転職や退職、所属機関の名称・所在地の変更などがあった場合、在留資格に応じて、外国人本人による所属機関に関する届出が必要です。対象となる場合は、原則として事由の発生から14日以内に届け出ます。

これは、会社がハローワークに行う外国人雇用状況の届出とは別の手続きです。

また、特定技能の受入れ企業などには、雇用契約の変更・終了等に関する届出義務があります。勤務地や給与の変更を一律に扱わず、在留資格と変更内容に応じて必要な手続きを確認しましょう。

4．雇用終了時の手続き

離職の届出

届出対象となる外国人従業員が退職した場合も、外国人雇用状況の届出が必要です。

雇入れ時と離職時では期限が異なる場合がありますので、退職が決まった段階で確認しておきましょう。

社会保険等の資格喪失手続き

退職に伴い、健康保険・厚生年金保険や雇用保険の資格喪失手続きも必要です。それぞれの資格喪失日と提出期限を確認して対応します。

また、外国人本人の所属機関に関する届出や、在留資格に応じた企業側の届出についても、漏れがないよう案内・確認しましょう。

外国人雇用のポイントと注意点

言語とコミュニケーション

外国人従業員との言語の壁を減らすために、次のような工夫を検討しましょう。

• 分かりやすい日本語を使用する

• 雇用条件や重要な情報は書面で伝える

• 必要に応じて通訳や翻訳を活用する

• 説明後に、本人の理解を確認する

翻訳アプリは便利ですが、契約条件や安全に関わる説明では、意味が正しく伝わっているかも確認することが大切です。

文化の違いへの配慮

• 宗教や習慣の違いを尊重する

• 休日や勤務上の配慮について話し合う

• 食事の制限など、本人が必要とする配慮を確認する

国籍から一律に判断せず、一人ひとりの希望や事情を聞く姿勢が、信頼関係につながります。

住居の支援

社宅・寮の提供、住宅手当の支給、賃貸住宅探しの情報提供などは、生活の安定に役立ちます。

企業が連帯保証人になる場合は、保証する債務の範囲や負担を確認したうえで判断しましょう。家賃保証会社などを利用する方法もあります。

トラブル防止のための取り組み

• 雇用条件を明確に文書化する

• 定期的に面談を行う

• 相談窓口を設ける

• 職場のルールや安全上の注意を分かりやすく説明する

• 在留期間や必要な手続きを継続して確認する

採用時の手続きだけでなく、安心して働き続けられる環境づくりも重要です。

外国人雇用に役立つ支援制度

東京外国人材採用ナビセンター

東京都の「東京外国人材採用ナビセンター」では、都内の中小企業等を対象に、外国人材の採用や定着に関する相談、セミナーなどの支援を行っています。

利用対象や実施中のサービスは、公式ウェブサイトで確認しましょう。

外国人在留支援センター（FRESC）

「外国人在留支援センター（FRESC）」には、在留・雇用・法律・人権などに関係する機関が集まり、外国人や受入れ企業等からの相談に対応しています。

相談内容に応じて担当機関や予約方法が異なりますので、公式の案内を確認してください。

外国人雇用サービスセンター・ハローワーク

外国人雇用サービスセンターやハローワークでは、外国人の就職や企業の採用に関する相談・情報提供を行っています。

初めて外国人を雇用する企業は、求人の出し方や採用に関する支援について相談するとよいでしょう。

各種助成金

採用や人材育成、正社員への転換などの取組に応じて、キャリアアップ助成金、人材開発支援助成金などを利用できる場合があります。

ただし、外国人を採用したという理由だけで対象になるわけではありません。対象となる労働者、企業の取組、事前の計画提出など、各制度の要件を満たす必要があります。利用を検討する際は、最新の公募・申請案内を確認し、ハローワークや社会保険労務士等に相談しましょう。

まとめ

外国人雇用には、在留資格の確認や各種届出など、日本人を雇用する場合とは異なる手続きがあります。特に重要なのは、予定する業務をその方の在留資格で行えるか判断し、必要な許可や届出を適切に進めることです。

押さえておきたいポイントは、次の4つです。

1. 在留資格と業務の確認：職種名だけでなく、実際の仕事内容や本人の学歴・経歴等を確認する

2. 適切な申請準備：必要な手続きを選び、要件を証明する資料を揃える

3. 期限を守った届出：雇用保険の加入有無や在留資格に応じて、届出方法と期限を確認する

4. 継続的なサポート：在留期間の更新と、職場・生活面の支援を行う

企業の皆さまが本業に集中しながら適切に手続きを進めるために、在留資格については行政書士、労務・社会保険については社会保険労務士など、それぞれの専門家との連携をおすすめします。

「まずは相談だけでも」という形で、現在の状況や採用計画をお聞かせください。未来扶桑行政書士事務所では、在留資格の要件確認から必要書類の整理、申請準備まで、企業と外国人材の双方に寄り添ってサポートいたします。

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